Электронные магазины малых закупок: что это такое, для чего они нужны и как с ними работать

Что такое электронный магазин, как он работает и чем он может быть полезен поставщику и заказчику?

Рынок электронных торговых площадок в России активно развивается с 2010 года. В этом же году нормативно были закреплены официальные площадки для закупок в рамках 94-ФЗ.

Однако, для закупок малого объема, сначала в рамках 94-ФЗ, а после и в рамках 44-ФЗ никакого отбора пока не проводилось. В результате рынок электронных магазинов для таких процедур за 10 лет сложился самостоятельно. И на данный момент в нем уже определены ключевые игроки. Это ряд сервисов на базе торговых площадок для закупок в рамках 44-ФЗ, а также несколько отдельных электронных сервисов, которые занимают лидирующее положение в регионах России.

Что такое магазин закупок малого объема.

Для начала давайте разберем, что такое закупки малого объема или ЗМО. Это процедуры, которые являются разновидностью закупок у единственного поставщика. Заказчик может не проводить конкурентный тендер, а выбрать подрядчика напрямую. В 44-ФЗ таким образом он может закупиться на сумму до 600 тысяч рублей за один раз, но годовой объем ЗМО не должен превышать 2 млн рублей или 10% от всех тендеров, но не более 50 миллионов в год. Если процедура проходит на федеральной площадке, то заказчик имеет право закупить товары, работы и услуги до 3 млн рублей (за один раз).

Заказчики по 223-ФЗ могут закупаться у единственного поставщика в рамках ЗМО на сумму до 100 тысяч рублей за один раз. Если их годовая выручка составляет 5 млрд рублей и более, то до 500 тысяч рублей.

Обратите внимание: В среднем в России по прямым договорам ежегодного проводится закупок на сумму более 1 триллиона рублей. Данный факт говорит о том, что такие процедуры нуждаются в цифровизации, чтобы сделки проходили прозрачно, а не за закрытыми дверями. Для этого и существуют электронные магазины.

Электронный магазин - это сервис или сайт, на котором заказчики могут опубликовать извещение на закупку малого объема, рассмотреть предложения и выбрать нужного подрядчика. В таких сервисах можно проводить процедуры до 600 тысяч рублей. С помощью них поставщики могут найти нужную закупку и поучаствовать в ней. С годами их функционал расширялся, сегодня это не просто сервисы для ЗМО, но и полноценные консалтинговые центры.

Здесь публикуются:

• информация о добросовестных поставщиках, которые выполнили свою работу качественно;
• информация о спросе и предложения в разных регионах;
• аналитика по нужной нише.

Кроме того, электронные сервисы работают и по типу маркетплейса. Поставщики оформляют свои товары, работы и услуги на онлайн-витринах, заказчики листают каталог и выбирают понравившийся товар. Такие процедуры также называются “закупками с полки”.

Чем закупки малого объема отличаются от стандартной закупочной процедуры

В данном случае мы будем сравнивать их с конкурентными тендерами по 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые проводятся на электронных торговых площадках.

1. ЗМО предполагают небольшие объемы, они заточены под малый и средний бизнес. Поставщики в таких закупках - это зачастую региональные производители.
2. Такие процедуры можно проводить не только на федеральных электронных площадках (ЭП), но и в электронных магазинах, если сумма не превышает 600 тысяч рублей. Там все проходит значительно проще, чем на ЭП. Помним, что если нужно закупиться у единственного поставщика на сумму от 600 тысяч рублей до 3 млн рублей - то уже нужно использовать федеральную электронную площадку.
3. ЗМО проходят в максимально короткие сроки. С момента публикации сделки до заключения договора в среднем проходит 5-10 дней, часто 1-2 дня. В конкурентном тендере один лишь этап подачи заявок может длиться месяц.
4. Здесь минимум бюрократии. Это простые процедуры, поэтому не нужно собирать большой пакет документов для участия.
5. Таким образом закупаются простые товары, работы и услуги, техническое задание значительно легче, чем в конкурентных тендерах. К примеру, заказчики закупают таким образом канцелярские товары, автозапчасти, бытовую технику, бытовую химию, инструменты для ремонта.
6. Здесь редко встречаются обеспечение заявки и обеспечение исполнения контракта, т.к. закупки небольшие. Это значит, что для участия потребуется меньше финансовых вложений.
7. Здесь меньше шансов наткнуться на коррупционные схемы, причина та же - небольшие суммы.
8. У поставщика меньше обязательств. Если его выберут и он откажется заключать контракт - не попадет в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Обратите внимание: находясь в Реестре недобросовестных поставщиков, вы не сможете участвовать в гостендерах в течение 2-х лет. Такое наказание следует за отказ заключать контракт в случае выигрыша в конкурентном тендере по 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также за некачественное исполнение этого контракта (нарушили условия поставки или привезли некачественный товар). В ЗМО такой практики нет.

Чем полезны магазины по осуществлению недорогих заказов

Напрашивается вопрос: если заказчику разрешают закупиться у единственного поставщика напрямую, то зачем нужен посредник в виде сервиса?

Давайте рассмотрим, какие потребности заказчика закрывает электронный магазин:

• Объединение всех закупок в одном блоке. Зачастую под определенного заказчика или определенный регион создается свой отдельный электронный магазин. К примеру, так работает OTC-маркет. Магазин интегрируют со всеми системами заказчика, чтобы ему было удобно размещать закупки, формировать и отправлять отчеты.
• Аналитика закупочной деятельности. Электронные сервисы позволяют сформировать статистику по проведенным закупкам. Таким образом, компания может узнать, сколько она сэкономила и какие предложения ей более выгодны. Работая с поставщиками по устойчиво-хозяйственных связям и не ведя отчетность, заказчик не сможет получить качественный анализ. В сервисах такие отчеты формируются автоматически.
• Интеграция с ЕИС. Не забываем, что заказчики должны отчитываться о ЗМО. С электронным магазином очень легко получить данные по малым закупкам в виде многокритериального отчета, в котором указаны не только количество и суммы таких закупок, но и основные показатели эффективности, например экономия.
• Работа только с надежными поставщиками. Электронные магазины ведут рейтинги поставщиков, которые исполнили контракты качественно. Такие списки - это экономия времени для заказчика, ему не нужно бояться, что подрядчик окажется недобросовестным и просрочит поставку.
• Экономия на закупках. Малые закупки - это в основном закупки у единственного поставщика за счет электронных магазинов, экономия в них в среднем составляет 10,2%.

С заказчиками все понятно, но в чем же заключается польза для поставщика?

Давайте рассмотрим:

• Простота входа в закупочную сферу. ЗМО подходят для тренировки участия в тендерах. Они не требуют больших финансовых вложений, а процедуры в магазинах достаточно просты. Нужно всего лишь найти нужную закупку и откликнуться на нее. Не нужно искать средства и ресурсы на обеспечение заявки или на обеспечение исполнения контракта.
• Доступ к общецифровому рынку заказов. Здесь представлены закупки со всех регионов России, таким образом, поставщик может расширить географию своих продаж.
• Новые надежные клиенты. Заказчиками в электронных магазинах являются проверенные контрагенты - это госкомпании или органы власти или бюджетные учреждения, которые заплатят в срок. Также здесь представлены и коммерческие компании, они тоже проходят проверку.
• Конкурентный рынок. В отличие от сделки офлайн, здесь можно посоревноваться с другими поставщиками, предложив заказчику лучшие условия. Таким образом, закупка у единственного поставщика проходит на конкурентных условиях.

В период пандемии коронавируса электронные магазины наглядно продемонстрировали свою эффективность. Цифровое снабжение в рамках ЗМО позволило преодолеть негативные экономические последствия от введенных ограничений. Сейчас данные сервисы, в связи с увеличением оснований для закупок у единственного поставщика, также набирают популярность.

Принцип работы

Электронные магазины работают по двум схемам. Объясним на примере:

В первом случае заказчик регистрируется в системе, публикует извещение, а поставщики откликаются на него, предлагая свои коммерческие предложения. Заказчик в короткие сроки рассматривает варианты и выбирает лучший по цене и качеству.

Обратите внимание: цена не всегда играет решающую роль, заказчик также обращает внимание на качество предлагаемых товаров, работ и услуг. В некоторых случаях он может запросить подтверждение предыдущего опыта в закупках - копии исполненных контрактов.

Во втором случае магазин работает по типу маркетплейса (закупки с полки). Поставщики заранее размещают свои товары, работы и услуги в электронном каталоге, оформляют “витрину”, заказчик листает каталог и добавляется в корзину понравившийся вариант. Если условия устраивают обе стороны - они заключают контракт. Даже в таком способе система позволяет сформировать заказчику всю необходимую отчетность.

При выборе поставщика заказчик также учитывает нюансы логистики: чаще всего он обращает внимание на предложения с доставкой из родного региона. В некоторых случаях услуги доставки могут выйти дороже стоимости товара.

Как мы уже писали выше, в таких сервисах практикуется формирование специальных выделенных секций (по регионам или по конкретным заказчикам). Это позволяет учесть НПА, регламенты, инструкции и специфику каждого субъекта или компании для максимально эффективных закупок.

Также стоит отметить, что в 2022 году в магазинах формируются каталоги импортных товаров, ввезенных в Россию с помощью параллельного импорта. Они набирают популярность. Кроме того, появляются каталоги товаров отечественного производства, которые позволяют закрыть часть спроса заказчиков.

Вывод

Электронные магазины - это удобный современный инструмент для цифровизации закупочной деятельности. Он экономит время, деньги и нервы закупочным отделам: позволяет выбирать подходящее предложение на основе грамотной аналитики, а также автоматически формировать необходимую отчетность.

Практика активной работы в направлении цифровизации ЗМО показала, что основными поставщиками в них являются малые и средние предприниматели, ремесленники. Данная категория поставщиков вовлечена в культуру электронных закупок лишь на треть.